Note when transporting goods displayed at Exhibition

Quá trình vận chuyển hàng hóa, máy móc thiết bị trưng bày là một giai đoạn quan trọng quyết định thành công của việc tham gia hội chợ triển lãm. Vì vậy, doanh nghiệp nên cần hiểu rõ các quy định về luật pháp, yêu cầu của mỗi hội chợ triển lãm để vận chuyển hàng hóa đúng quy cách, không vi phạm các điều lệ. Từ đó, tạo thuận lợi trong việc trưng bày sản phẩm, không gặp rủi ro thất lạc hay chậm trễ thời gian sự kiện. Đồng thời, sở hữu các mẹo về vận chuyển hàng hóa trưng bày tại hội chợ triển lãm cũng giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, tiền bạc và công sức đáng kể. Trong bài viết sau, RX Tradex chia sẻ về các lưu ý khi vận chuyển hàng hóa trưng bày tại Hội chợ Triển lãm, giúp doanh nghiệp có được sự chuẩn bị tốt nhất.

1. Lưu ý khi vận chuyển hàng hóa trưng bày tại Hội chợ Triển lãm.

1.1. Nắm được các quy định của ban tổ chức hội chợ triển lãm.

Doanh nghiệp nên tìm hiểu thật kỹ các quy định của đơn vị tổ chức hội chợ triển lãm thông qua các tài liệu về sự kiện, các cẩm nang hướng dẫn dành cho nhà trưng bày. Thông thường tài liệu này sẽ có hướng dẫn đầy đủ về những điều mà doanh nghiệp cần lưu ý. Tuy nhiên, nếu không tìm thấy các thông tin này trên website sự kiện, doanh nghiệp có thể liên hệ trực tiếp hoặc truy cập vào trang chủ của ban tổ chức hội chợ triển lãm để nhận được hướng dẫn cần thiết. Việc nắm được quy định trước triển lãm giúp giảm thiểu trục trặc, sai sót, nghĩa là doanh nghiệp sẽ tốn ít công sức để giải quyết các sự cố và có nhiều thời gian để kết nối với khách hàng tiềm năng và đối tác kinh doanh. Cụ thể, doanh nghiệp nên có các đáp án cho những câu hỏi dưới đây trước khi đi đến bước tiếp theo của giai đoạn vận chuyển hàng hóa trưng bày cho gian hàng của mình, cụ thể là:

• Doanh nghiệp có cần tự bảo quản hàng hóa dịch vụ trước khi triển lãm diễn ra không?
• Có gì đảm bảo về các sản phẩm, vật tư của doanh nghiệp khi đóng cửa triển lãm hàng ngày không? Cần chuẩn bị gì để bảo quản các hàng hóa này?
• Có bất kỳ dịch vụ về vận chuyển, bảo quản hàng hóa nào được cung cấp tại chỗ không?
• Cần liên hệ ai khi có các câu hỏi liên quan đến vận chuyển?
• Thời gian sớm nhất có thể vận chuyển hàng hóa trưng bày đến sự kiện là khi nào? Và sau khi sự kiện kết thúc, số ngày được phép trì hoãn việc dỡ gian hàng?
• Doanh nghiệp có thể tháo dỡ hay vận chuyển hàng hóa trong thời gian diễn ra triển lãm không? Nếu có thì thời điểm nào là phù hợp?
• Nếu doanh nghiệp muốn tháo dỡ hàng hóa dịch vụ sớm hơn vào ngày cuối cùng thì thời điểm nào là được phép, và cần thủ tục gì?
• Có những bãi tập trung vật tư, máy móc ở địa điểm nào? Thời điểm có thể vận chuyển hàng hóa vào ra bãi tập trung này là khi nào?
• Còn có những quy tắc nào về hàng hóa, và vận chuyển sản phẩm mà doanh nghiệp cần lưu ý nữa không?

Với đầy đủ thông tin được cung cấp, doanh nghiệp triển khai việc vận chuyển hàng hóa trưng bày thuận lợi hơn. Thông thường, ban tổ chức hội chợ triển lãm sẽ chỉ định một đơn vị vận chuyển chính thức, đảm nhiệm việc giao nhận hàng hóa, phụ trách việc bảo quản trước, trong và sau khi sự kiện diễn ra. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng có thể thuê những dịch vụ vận chuyển bên ngoài, nếu điều này giúp tiết kiệm chi phí hoặc thuận tiện hơn.

1.2. Nắm được các quy định về hàng hóa được phép trưng bày tại hội chợ triển lãm theo Luật Thương mại 2005.

Bên cạnh việc hiểu rõ các yêu cầu từ ban tổ chức hội chợ triển lãm, doanh nghiệp cũng cần nắm rõ các quy định của pháp luật về hàng hóa được phép giới thiệu, mua bán tại hội chợ triển lãm. Việc này sẽ giúp doanh nghiệp không vận chuyển vào triển lãm những hàng hóa thuộc diện cấm hoặc hạn chế kinh doanh, chưa được phép lưu thông hay sản phẩm bị cấm xuất khẩu, nhập khẩu,...

Ngoài ra, các loại hàng hóa, dịch vụ thuộc diện quản lý chuyên ngành cũng cần phải tuân thủ quy định riêng hoặc các điều khoản khác, bao gồm: Dán nhãn cho hàng hóa, lưu ý khi niêm yết và trưng bày hàng giả, hàng sở hữu trí tuệ nhằm mục đích so sánh với hàng thật,...

1.3. Lập kế hoạch và chuẩn bị cho việc vận chuyển hàng hóa trước triển lãm.

Quá trình vận chuyển hàng hóa trưng bày tại hội chợ triển lãm thường cần đến nhiều thủ tục giấy tờ và thời gian chuẩn bị. Do đó, doanh nghiệp cần lập kế hoạch vận chuyển hàng hóa một cách rõ ràng, kỹ lưỡng để tránh sai sót và tối ưu chi phí. Một số yếu tố doanh nghiệp có thể tham khảo như sau:

• Lên danh mục hàng hóa, sản phẩm dự định trưng bày tại triển lãm.
• Ước lượng kích thước, trọng lượng của mỗi loại để tiện cho việc bố trí không gian gian hàng trưng bày sản phẩm.
• Làm việc với bộ phận thiết kế gian hàng triển lãm để xem xét diện tích khả dụng cho việc đặt số lượng hàng hóa dự kiến.
• Liên hệ với đơn vị vận chuyển phù hợp, cung cấp toàn bộ thông tin về các quy định, hàng hóa cần giao/nhận cùng các yêu cầu đặc biệt khác.
• Nếu doanh nghiệp chọn cách tự vận chuyển hàng hóa để dễ kiểm soát và tiết kiệm chi phí thì cần tính toán kỹ lưỡng hơn về phương tiện chuyên chở, số lần di chuyển,...

Bằng việc dành thời gian để lập kế hoạch vận chuyển hàng hóa trưng bày tại hội chợ triển lãm, doanh nghiệp sẽ giảm đi rất nhiều trục trặc khi thực hiện hoặc phải giải quyết những vấn đề không đáng có.

1.4. Lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ vận chuyển phù hợp.

Để quá trình tham gia sự kiện thuận lợi, doanh nghiệp cần cân nhắc lựa chọn hợp tác với đơn vị cung cấp dịch vụ vận chuyển uy tín, có nhiều kinh nghiệm. Việc bàn giao quá trình vận chuyển cho đơn vị này sẽ giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian, bao gồm những khâu như: Tính toán, sắp xếp hàng hóa, xử lý vấn đề liên quan,...

Ngoài ra, các đơn vị vận chuyển có nhiều kinh nghiệm sẽ nắm rõ một số quy định, cũng như biết cách sắp xếp quá trình đưa hàng đến/đi tại các sự kiện như thế nào là tốt nhất. Từ đó, giúp doanh nghiệp tránh được những rủi ro tiềm ẩn là: Vấn đề kho bãi, bảo hiểm, hàng hóa cồng kềnh hay tuyến đường di chuyển,...

1.5. Chuẩn bị thủ tục giấy tờ và các khâu tổ chức cần thiết trước và trong khi vận chuyển.

Sau khi đã có kế hoạch vận chuyển chi tiết, doanh nghiệp cũng cần chuẩn bị đầy đủ giấy tờ, thủ tục theo quy định của pháp luật hiện hành. Việc sắp xếp hàng hóa và giấy tờ đi kèm một cách chính xác, chỉn chu sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm rất nhiều thời gian xử lý khi cần đến, đảm bảo quá trình tham gia triển lãm đạt hiệu quả cao nhất.

Bên cạnh đó, sản phẩm trưng bày sẽ cần có danh mục hàng hóa để đồng kiểm với ban tổ chức sự kiện. Ngoài ra, hàng hóa vận chuyển tại triển lãm cũng cần được dán nhãn với các ghi chú cụ thể để đảm bảo an toàn, không bị hư hại, thất lạc. Ví dụ: Dán nhãn cho các vật liệu dễ vỡ hoặc nguy hiểm, hàng hóa trưng bày cho từng ngày hay tên các nhóm sản phẩm cụ thể,... Đồng thời, vật liệu đóng gói đảm bảo, bao bì chất lượng cũng sẽ giúp bảo quản hàng hóa tốt hơn tại kho bãi.

1.6. Một số lưu ý khi vận chuyển hàng hóa xuất/nhập khẩu để tham gia trưng bày trong nước hay quốc tế.

Hình thức “tạm nhập, tái xuất” thường dành cho các sản phẩm mẫu, được trưng bày, giới thiệu tại hội chợ triển lãm trong nước. Cụ thể, “tạm nhập” nghĩa là hàng hóa tạm thời được nhập vào Việt Nam với mục đích ban đầu không nhằm kinh doanh kiếm lời, mà để phục vụ cho nhu cầu trưng bày, giới thiệu sản phẩm tại các triển lãm, hội chợ trong thời gian ngắn. Sau khi kết thúc sự kiện, hàng hóa này sẽ được “tái xuất” lại nơi đã nhập với đúng số lượng ban đầu.

Các lưu ý khi vận chuyển hàng hóa trưng bày từ nước ngoài sẽ tuân theo luật hiện hành tại khoản 3, 4 điều 134 Luật Thương mại 2005: Hàng hóa tạm nhập khẩu để tham gia hội chợ, triển lãm thương mại tại Việt Nam phải được tái xuất khẩu trong thời hạn 30 ngày, kể từ ngày kết thúc sự kiện. Và quá trình này phải tuân theo các quy định của pháp luật về hải quan và các quy định khác của pháp luật có liên quan. [1]

Còn đối với hàng hóa trưng bày tại Hội chợ Triển lãm Quốc tế ở nước ngoài, tại điều 135 Luật Thương mại 2005 có quy định: Không thuộc diện danh mục hàng hóa, dịch vụ cấm xuất khẩu được hành tại Nghị định số 187/2013/NĐ-CP ngày 20/11/2013 của Chính phủ. [1] Đối với các nhóm hàng hóa dịch vụ này, chỉ được tham gia hội chợ triển lãm ở nước ngoài khi có sự chấp thuận của Thủ tướng Chính phủ. Thời hạn xuất khẩu hàng hóa để tham gia hội chợ triển lãm ở nước ngoài là 01 năm, nếu quá thời gian này mà chưa tái nhập khẩu thì phải chịu thuế và các nghĩa vụ tài chính khác theo quy định của pháp luật Việt Nam. Việc “tạm xuất, tái nhập” hàng hóa trưng bày tại hội chợ triển lãm ở nước ngoài cần phải tuân thủ theo quy định của pháp luật cũng như các quy định khác có liên quan.

2. Tổng kết.

Sau khi đã nắm được các lưu ý khi vận chuyển hàng hóa trưng bày tại hội chợ triển lãm trên đây, hy vọng bài viết của RX Tradex đã giúp doanh nghiệp lên kế hoạch chuẩn bị sản phẩm, dịch vụ tham gia trưng bày tại hội chợ triển lãm một cách chỉn chu nhất. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể áp dụng các thông tin này cho việc chuẩn bị tham gia các Hội chợ Triển lãm Quốc tế hàng đầu khu vực được RX tổ chức trong năm 2023 như: Vietnam Manufacturing Expo, METALEX Vietnam, NEPCON Vietnam và Waste and Recycling Vietnam.

Chú thích:

[1] Quy định về hàng hóa cấm trưng bày tại hội chợ triển lãm.