Things to note when participating in an International Exhibition for the first time

Hiện nay, Hội chợ Triển lãm Quốc tế được nhiều doanh nghiệp xem là điểm đến hấp dẫn, mở ra nhiều cơ hội gặp gỡ, tham khảo công nghệ, giải pháp hiện đại cũng như tìm kiếm đối tác chiến lược. Tuy nhiên, tại Việt Nam, vẫn chưa có quá nhiều công ty đã từng tham gia trưng bày trực tiếp ở các sự kiện Hội chợ Triển lãm Quốc tế. Vì vậy, để giúp quý doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan cũng như tránh được những sai sót không đáng có khi tham gia gian hàng trưng bày sản phẩm lần đầu. Trong bài viết dưới đây, hãy cùng RX Tradex tìm hiểu về những lưu ý khi doanh nghiệp lần đầu tham gia Hội chợ Triển lãm Quốc tế.

1. 5 lưu ý trước khi tham gia Hội chợ Triển lãm Quốc tế lần đầu tiên.

1.1. Nghiên cứu kỹ về Hội chợ Triển lãm Quốc tế sẽ tham gia.

Trước khi tham gia Hội chợ Triển lãm Quốc tế, doanh nghiệp nên nghiên cứu kỹ càng về các thông tin cơ bản, bao gồm:

• Chủ đề chính.
• Mục tiêu sự kiện.
• Quy mô.
• Đối tượng khách tham quan mục tiêu.
• Các đơn vị, thương hiệu tham gia trưng bày khác.
• Các lưu ý khi vận chuyển hàng hóa trưng bày.

Đây là một công tác chuẩn bị quan trọng, cần doanh nghiệp lưu ý để xác định việc tham gia Hội chợ Triển lãm Quốc tế có đem lại hiệu quả như mong đợi hay không. Từ đó, doanh nghiệp có thể lựa chọn: Hình ảnh, cách bố trí gian hàng triển lãm, sản phẩm trưng bày,… sao cho hợp lý, hạn chế được nhiều sai sót không đáng có trong lần đầu tiên tham gia sự kiện.

1.2. Đọc kỹ tài liệu hướng dẫn khi tham gia Hội chợ Triển lãm Quốc tế.

Việc đọc kỹ tài liệu hướng dẫn trước khi tham gia Hội chợ Triển lãm Quốc tế giúp doanh nghiệp nắm rõ những thông tin tổng quan của sự kiện như:

• Đơn vị tổ chức.
• Cách thức đăng ký tham gia.
• Cách bố trí gian hàng.
• Dịch vụ vận chuyển hàng hóa trưng bày.
• Chính sách quảng cáo.

Từ đó, doanh nghiệp tham gia sẽ tham khảo được cách thức triển khai gian hàng trong sự kiện, đồng thời nắm rõ những hoạt động sẽ được tổ chức cũng như sơ bộ về quy trình tổ chức hội chợ triển lãm quốc tế. Ngoài ra, việc tìm hiểu và đăng ký sớm sẽ có thể nhận được nhiều ưu đãi từ ban tổ chức, bao gồm khả năng lấy được vị trí đẹp nhất và tiết kiệm được một khoảng ngân sách từ 10-20% so với phí đăng ký ban đầu.

1.3. Lên kế hoạch tài chính trong lần đầu tiên tham gia Hội chợ Triển lãm Quốc tế.

Để tham gia Hội chợ Triển lãm Quốc tế, doanh nghiệp luôn cần những khoản chi phí tham gia hội chợ triển lãm cố định như:

• Chi phí thuê gian hàng trưng bày.
• Phí vận chuyển vật tư, máy móc, thiết bị cần giới thiệu tại triển lãm.
• Tiền thuê nhân sự phụ trách tại sự kiện.
• Phí tài trợ sự kiện để quảng bá thương hiệu.
• Một số chi phí tham gia hội chợ triển lãm cần lưu ý khác là: Phí thuê khách sạn, đi lại, ăn uống, quà tặng,...

Từ đó, việc lập kế hoạch ngân sách hợp lý là một lưu ý hết sức quan trọng đối với doanh nghiệp lần đầu tiên tham gia Hội chợ Triển lãm Quốc tế. Những khoản tiền này sẽ đảm bảo đơn vị tham gia trưng bày thực hiện tốt nhất mọi công tác trong sự kiện. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn nên nhận tư vấn từ ban tổ chức cũng như tham khảo các đơn vị trưng bày khác, nhằm tối ưu chi phí tham gia hội chợ triển lãm và xác định rõ những phần có thể tiết kiệm, tránh việc lãng phí tiền bạc, công sức.

1.4. Xác định thời gian thiết kế gian hàng.

Việc chuẩn bị liên quan đến trang trí gian hàng có thể sẽ chiếm khá nhiều thời gian, thường từ 6-8 tuần trước khi diễn ra Hội chợ Triển lãm Quốc tế. Đây là một công đoạn vô cùng quan trọng, quyết định phần lớn đến chất lượng gian hàng, nơi doanh nghiệp sẽ trưng bày sản phẩm chủ lực của công ty trong sự kiện. Nếu hoàn thiện sớm, doanh nghiệp có thể chỉnh sửa và chuẩn bị cho những công tác khác, bao gồm: Chuẩn bị quà tặng, bố trí nhân sự, quảng cáo,...

Ngoài ra, việc xác định được thời gian thiết kế gian hàng còn giúp tránh những sai lầm không đáng có. Hầu hết những doanh nghiệp chưa có kinh nghiệm tham gia Hội chợ Triển lãm Quốc tế sẽ không nắm rõ những mốc thời gian trong giai đoạn này. Vì vậy, việc tham vấn đội ngũ thiết kế chuyên nghiệp và đơn vị tổ chức hội chợ thương mại như RX Tradex sẽ giúp giải quyết rất nhiều vấn đề phát sinh và thiết kế được một gian hàng trưng bày ấn tượng, hiệu quả trong suốt sự kiện.

1.5. Lựa chọn đội ngũ nhân sự tham gia Hội chợ Triển lãm Quốc tế.

Một lưu ý khác cũng không kém phần quan trọng là việc lựa chọn đội ngũ nhân sự tham gia Hội chợ Triển lãm Quốc tế. Đối với những doanh nghiệp lần đầu tham gia, không có quá nhiều kinh nghiệm trong việc xây dựng đội nhóm làm việc hiệu quả tại sự kiện, có thể tham khảo những vị trí nhân viên như sau:

• Bộ phận tư vấn: Có thể bao gồm các chuyên viên, kỹ thuật viên với khả năng ngoại ngữ tốt để tư vấn cho khách hàng quốc tế.
• Bộ phận bán hàng: Bao gồm những chuyên viên bán hàng, đội ngũ sale,.. để chốt hợp đồng ngay tại sự kiện.
• Bộ phận giới thiệu sản phẩm PG, PB: Tạo ấn tượng cho gian hàng trưng bày, thu hút sự chú ý từ khách tham quan.

Đây là những nhân sự cần thiết cho những hoạt động sẽ diễn ra xuyên suốt sự kiện Hội chợ Triển lãm Quốc tế, doanh nghiệp có thể linh hoạt lựa chọn sao cho phù hợp với nguồn lực của công ty. Tuy nhiên, cũng cần căn cứ vào mục đích và quy mô sự kiện mà doanh nghiệp có thể bổ sung những nhân sự khác, bao gồm: Quản lý bán hàng, kế toán để soạn hợp đồng,...

2. Những lưu ý trong khi tham gia Hội chợ Triển lãm Quốc tế lần đầu tiên.

2.1. Chuẩn bị trước tâm lý, những câu hỏi hay gặp từ phía khách hàng.

Cụ thể, trong thời gian diễn ra Hội chợ Triển lãm Quốc tế, doanh nghiệp tham gia lần đầu tiên sẽ cần chuẩn bị tâm lý thật tốt cho đội ngũ nhân sự, để thực hiện các hoạt động như:

• Tư vấn khách tham quan trực tiếp tại gian hàng trưng bày.
• Chăm sóc khách hàng.
• Chuẩn bị những câu hỏi đến từ phía khách hàng.

Thông thường, những công tác này sẽ không diễn ra trong hoạt động kinh doanh của công ty, nhưng lại rất quan trọng khi tham gia sự kiện Hội chợ Triển lãm Quốc tế. Vì vậy, doanh nghiệp lần đầu tham gia, chưa có nhiều kinh nghiệm đối với các vấn đề này, cần lưu ý cũng như chuẩn bị đầy đủ các trường hợp sẽ xảy ra, nhằm hướng dẫn nhân sự sao cho hợp lý, hướng tới hiệu quả cao nhất.

2.2. Quảng cáo và giới thiệu hàng hóa, dịch vụ tại Hội chợ Triển lãm Quốc tế.

Các doanh nghiệp mới tham gia Hội chợ Triển lãm Quốc tế lần đầu tiên, thường cảm thấy bối rối khi không biết phải làm gì tại gian hàng. Vì vậy, doanh nghiệp nên lưu ý chuẩn bị sẵn tài liệu bao gồm: Tờ rơi, banner, tranh, ảnh,... ngay tại quầy trưng bày sản phẩm.

Ngoài ra, để tiếp cận với nhiều khách hàng tiềm năng hơn, doanh nghiệp cũng có thể tham khảo các hình thức quảng cáo ngay tại hội chợ như: Standee, áp phích, tổ chức các minigame nhận quà, chương trình biểu diễn đặc sắc… Điều này sẽ khiến khách tham quan chú ý và tương tác tại gian hàng, đem lại hiệu quả truyền thông tốt nhất.

2.3. Chủ động tiếp cận và chăm sóc khách hàng.

Nếu khách tham quan có hứng thú với sản phẩm, dịch vụ của công ty, thì đội ngũ nhân viên sẽ cần chủ động tư vấn cũng như quan tâm, hỗ trợ tận tình nhằm gia tăng khả năng ký kết hợp đồng ngay tại sự kiện. Bên cạnh đó, một số kỹ thuật bán hàng cũng cần được doanh nghiệp lưu ý triển khai, bao gồm:

• Hỏi thêm những thông tin về sở thích.
• Mời trải nghiệm sản phẩm và xin cảm nhận.
• Xin email hoặc số điện thoại liên lạc.
• …

Đây là những thông tin quan trọng, giúp doanh nghiệp có thể cải thiện hoạt động kinh doanh cũng như phục vụ cho công tác tiếp thị lại.

3. Những lưu ý sau khi tham gia Hội chợ Triển lãm Quốc tế lần đầu tiên.

Sau khi kết thúc sự kiện Hội chợ Triển lãm Quốc tế, một trong những lưu ý quan trọng mà doanh nghiệp tham gia lần đầu cần chú ý là việc chủ động liên hệ khách tham quan, đối tác tiềm năng. Điều này quan trọng bởi vì thời gian diễn ra triển lãm rất ngắn, khó có thể đàm phán và đi đến ký kết hợp đồng ngay tại sự kiện. Bên cạnh đó, việc trải nghiệm quá nhiều công nghệ, giải pháp mới cũng khiến khách tham quan “quá tải” thông tin. Lúc này, doanh nghiệp cần phải sử dụng số điện thoại hoặc email đã thu thập được nhằm triển khai các hoạt động bán hàng như thường lệ.

Ngoài ra, việc đánh giá hiệu quả cũng là phần quan trọng sau khi tham dự Hội chợ Triển lãm Quốc tế. Từ đó, doanh nghiệp sẽ xác định rõ những khó khăn và trở ngại cần phải giải quyết, nhằm gia tăng kinh nghiệm, hướng đến những lần tham gia sự kiện tiếp theo tốt hơn.

Cụ thể, một số công tác cần thực hiện sau khi tham gia Hội chợ Triển lãm Quốc tế là:

• Dọn dẹp hàng hóa và gian hàng trưng bày.
• Đánh giá kết quả, bào gồm: Hiệu quả quảng cáo, số lượng khác ghé thăm gian hàng, hàng hóa đã bán,...
• Viết thư cảm ơn, có thể gửi dưới dạng email hoặc gọi điện trực tiếp.
• Thông báo cho khách hàng tiềm năng những thông tin cập nhập về dịch vụ và sản phẩm.

4. Tổng kết.

Qua bài viết về những lưu ý khi lần đầu tham gia Hội chợ Triển lãm Quốc tế trên đây, hy vọng RX Tradex đã giúp doanh nghiệp nắm rõ những điều cần chú ý. Từ đó, có sự chuẩn bị đầy đủ và hợp lý nhằm tránh được sai sót và mang lại hiệu quả cao nhất khi tham gia sự kiện Hội chợ Triển lãm Quốc tế. Bên cạnh đó, doanh nghiệp có thể áp dụng các lưu ý này cho việc chuẩn bị tham gia các Hội chợ Triển lãm Quốc tế hàng đầu khu vực như: Vietnam Manufacturing Expo, METALEX Vietnam, NEPCON Vietnam và Waste and Recycling Vietnam.